Tijd is een schaars goed voor online marketeers. Analytics checken, campagne opzetten, klant bellen, Zoom meeting in. En de dag is om.
Door de jaren heen ontwikkel je gelukkig skills waardoor handelingen sneller gaan. Ook ontdek je manieren om bepaalde zaken te automatiseren en hoe je productiever leert werken. Wij hebben onze tips uit vele jaren aan ervaring voor je op een rijtje gezet.
Het startpunt voor meer focus: weten waar je tijd in steekt
Veel ondernemers weten eigenlijk niet zo goed waar hun tijd naartoe gaat. Vaak zijn ze nog niet bewust van wat ze nu eigenlijk op een dag doen. Als je echt tijdbesparend te werk wil gaan is het belangrijk om jezelf te monitoren. Doe dit bijvoorbeeld via een tool als Timeular. Hiermee track je je tijd real-time en weet je precies waar je mee bezig bent geweest.
Sprints
Plan sprints in. Voor ons werkt het goed om vaste blokken in te plannen voor werkzaamheden met daartussen rustmomenten. Niemand kan een 8 aantal uur achter elkaar goed focussen. Wij plannen sprints in van maximaal 1,5 uur met daartussen een rustmoment van minimaal een kwartier tot een half uur. In deze rustmomenten zorgen we ervoor dat we even wat anders doen. Even achter je scherm vandaan. Zo gaan we bijvoorbeeld wandelen, of uit het raam staren. Ideaal om je hersenen weer op te laden voor de volgende sprint die volgt.
Afleiding elimineren
Afleidingen zijn een stuk schadelijker dan je zelf denkt waarschijnlijk. Dat ene appje dat binnenkomt. Of dat rode bolletje van een nieuwe e-mail. Allemaal afleidingen die heel onschadelijk lijken. Maar, wist je dat bij iedere afleiding het gemiddeld 20 minuten duurt voordat je weer terug in je focus bent? Word je dus in je focus sessie van anderhalf uur een paar keer gestoord door een appje, kan het dus zo zijn dat je totaal niet in je focus terecht komt. Weg productieve sessie.
Enkele tips om afleiding te elimineren:
- Zorg ervoor dat je je telefoon aan de kant legt. Zet deze op de nachtmodus (trilfunctie uit) en ontkoppel Bluetooth (Wanneer je bijvoorbeeld een Smartwatch hebt gaat je telefoon nog steeds over op je horloge via Bluetooth);
- Zet op je telefoon beperkingen aan op appgebruik. Bij iPhone kun je bijvoorbeeld alle social media apps en meldingen uitzetten tot een bepaald tijdstip (!);
- Zet e-mail uit op je laptop en haal e-mail handmatig op;
- Geen telefoontjes voor het middaguur werkt voor Marc erg goed;
- Gebruik een koptelefoon met noise cancellation om omgevingsgeluiden te beperken;
- En niet iedereen houdt ervan, maar zet vogel-, bos-, of regengeluiden aan op je koptelefoon. Zorg ervoor dat je geen nieuwe geluiden hoort maar bekende omgevingsgeluiden. Hierdoor zal je brein beter gefocust zijn op je werk in plaats van op de “muziek”. Luister absoluut geen liedjes voor het eerst als je in focus wilt werken. Bonustip: Binaural beats. En wel hierom: “Binaural beats in the alpha frequencies (8 to 13 Hz) are thought to encourage relaxation, promote positivity, and decrease anxiety.”
Check ook eens deze playlist.
Een goed boek overigens over dit onderwerp (en beyond) is Peak Performance. Hyperfocus is ook een aanrader.
Automatiseren
Automatiseer waar het kan. Doe bijvoorbeeld de volgende dingen:
- Stel automatische meldingen in Google Analytics in. Met automatische meldingen zorg je ervoor dat je op het scherpst van de snede acteert wanneer je diverse werkzaamheden naast elkaar aan het verrichten bent. Zelf stel ik bijvoorbeeld meldingen in wanneer er een bezoekers- of omzet drop per kanaal plaatsvindt, zodat ik gelijk op de hoogte ben als er bijvoorbeeld een campagne om welke reden dan ook er uit ligt. Op deze manier handel je proactief richting je opdrachtgever. Daarnaast stel ik meldingen in als er bijvoorbeeld een kostenstijging of een verhoging in bouncerate plaatsvindt;
- Laat e-mailtjes geautomatiseerd categoriseren op basis van onderwerpregel. Wanneer het woordje “Invoice” of “Factuur” in de onderwerpregel staat, zet je deze geautomatiseerd in het mapje “Facturen” laten zetten. Dat bespaart je een paar seconden tijd + minder afleiding (geen pop-up van e-mail).
Plannen
Plan vanaf het begin tot het eind alles in. Maakt niet uit wat, al is het een gesprek van vijf minuten. Door te plannen weet je wat je moet verwachten en hoeveel tijd het je gaat kosten. Dit geeft je naast een goede tijdsplanning ook ruimte in je hoofd. Je houdt hierdoor de controle over je eigen werk. Een goede tool hiervoor is Trello. Dagelijks houd je daar bij wat je gaat doen en wat er in de week moet gebeuren.
Vaste contactmomenten
Heb je vaste klanten? Spreek dan vaste contactmomenten af. Dit punt sluit daarbij erg goed aan bij punt 1. Door vaste momenten af te spreken met je klanten weet de klant wanneer hij jou kan bereiken en zal minder op andere momenten bellen (tenzij nood). Ook hierdoor weet je weer wat je kan verwachten en of je tijd hebt om andere dingen te doen.
Plan zo min mogelijk meetings en zoveel mogelijk online
Tuurlijk, meetings zijn soms nodig. Je wisselt informatie real-time uit wat ten goede komt aan het werk dat moet gebeuren. Maar meetings zijn ook disruptief en vaak overbodig. Basecamp heeft hier een goed artikel over. Laat meetings niet ten koste van productiviteit gaan. Houd ze ook zoveel mogelijk online. Dit beperkt reizen, maar verkort ook de koetjes-en-kalfjes aanzienlijk.
